ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Εσωτερικοί Δίαυλοι Αναφορών:
 √  Ηλεκτρονική Φόρμα της Κανονιστικής Συμμόρφωσης
 √  E-mail: tellme@c-ts.gr & tellme@ote.gr 
√  Τηλ.: 210 611 2345 (Δευτέρα έως Παρασκευή: 10 π.μ. έως 5μ.μ.)
√  Ταχυδρομικά υπόψη:
Υπεύθυνου Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών CTS, Λ. Κηφισίας 99, TK 15124 Μαρούσι
√  E-mail: humanrights@ote.gr 
για ζητήματα που άπτονται του Κώδικα Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων και Κοινωνικών Αρχών.

Παρακαλούμε να μη χρησιμοποιείτε τους ανωτέρω διαύλους αναφοράς για εμπορικά και τεχνικά θέματα που αφορούν τα προϊόντα ή/και τις υπηρεσίες της εταιρείας. Τα θέματα αυτά πρέπει να απευθύνονται αποκλειστικά στο Τμήμα Εξυπηρέτησης Πελατών.

Ενημέρωση για τη Λειτουργία των Εσωτερικών Διαύλων Αναφορών, τη Διαδικασία Υποβολής Αναφορών & τη σχετική Επεξεργασία Προσωπικών Δεδομένων

Η Εταιρεία με την επωνυμία «COSMOTE ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ», που εδρεύει στη Νέα Ιωνία Αττικής, Λεωφόρος Ηρακλείου 245 & Αγίου Βασιλείου 4, Τ.Κ. 14231  («Εταιρεία»), ως αυτοτελώς ή από κοινού υπεύθυνη επεξεργασίας με τις συνδεδεμένες αυτής επιχειρήσεις, έχει καθιερώσει και θέσει σε λειτουργία τους ανωτέρω εσωτερικούς δίαυλους αναφορών στο πλαίσιο του Ν. 4990/2022 «Προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου» (ΦΕΚ 210/Α/11-11-2022).

Με το παρόν έντυπο ο Όμιλος ΟΤΕ παρέχει την ακόλουθη ενημέρωση: (α) υπό την ιδιότητα της Εταιρείας ή της εκάστοτε συνδεδεμένης επιχείρησης του Ομίλου ΟΤΕ ως υπόχρεων προσώπων του Ν. 4990/2022 ενημερώνει τα πρόσωπα που έχουν το δικαίωμα να υποβάλλουν αναφορές μέσω των διαύλων για τη λειτουργία των διαύλων, τις διαδικασίες παρακολούθησης αναφορών και τα δικαιώματά τους, και (β) υπό την ιδιότητα της Εταιρείας και της εκάστοτε συνδεδεμένης επιχείρησης του Ομίλου ΟΤΕ ως από κοινού υπεύθυνων επεξεργασίας, ενημερώνουν τα υποκείμενα των δεδομένων για την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων κατά τη λειτουργία των διαύλων και τη διαχείριση των αναφορών.

Α. Λειτουργία των Εσωτερικών Διαύλων Αναφορών και Διαδικασία Υποβολής Αναφορών σύμφωνα με τον Ν. 4990/2022

Οι αναφέροντες μπορούν να υποβάλλουν αναφορές είτε επώνυμα είτε ανώνυμα χρησιμοποιώντας τους ανωτέρω διαύλους αναφοράς και ενημερώνονται για την παραλαβή της αναφοράς τους εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής. Η Εταιρεία λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα κατά την παρακολούθηση της αναφοράς όπως ενδεικτικά εφαρμογή τεχνικών ψευδωνυμοποίησης των υπό επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στην περίπτωση που ληφθούν επώνυμες αναφορές.

Στην περίπτωση υποβολής αναφοράς μέσω τηλεφώνου, κατά τη διάρκεια της τηλεφωνικής κλήσης οι αναφέροντες ενημερώνονται για τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να παρακολουθούν την πορεία της αναφοράς τους. Κατά την παρακολούθηση της αναφοράς, ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών («ΥΠΠΑ») του εκάστοτε υπόχρεου προσώπου / εταιρείας του Ομίλου ΟΤΕ ενδέχεται να αιτείται από τον αναφέροντα να διευκρινίσει τις αναφερόμενες πληροφορίες, ή να παράσχει συμπληρωματικές πληροφορίες για το αντικείμενο της αναφοράς. Με την ολοκλήρωση των ενεργειών παρακολούθησης, ο ΥΠΠΑ παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για το αποτέλεσμα της διερεύνησης της αναφοράς καθώς και για τις ενέργειες που αναλήφθηκαν από το υπόχρεο πρόσωπο σε σχέση με την αναφορά μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής της αναφοράς.

Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και κάθε είδους πληροφορίες που οδηγούν, άμεσα ή έμμεσα, στην ταυτοποίηση του αναφέροντος προσώπου, τηρούνται ως απολύτως εμπιστευτικά και δεν αποκαλύπτονται σε οποιονδήποτε τρίτο πέρα από τον ΥΠΠΑ του εκάστοτε υπόχρεου προσώπου / εταιρείας του Ομίλου ΟΤΕ και τα εξουσιοδοτημένα μέλη του προσωπικού του Ομίλου ΟΤΕ που είναι αρμόδια να λαμβάνουν ή να παρακολουθούν τις αναφορές, εκτός αν συγκατατεθεί σχετικά ο αναφέρων.

Κατ’ εξαίρεση, η ταυτότητα του αναφέροντος και κάθε άλλη πληροφορία σχετική με την αναφορά μπορεί να αποκαλύπτεται μόνο εφόσον προβλέπεται στον νόμο, στο πλαίσιο ερευνών αρμόδιων αρχών ή στο πλαίσιο δικαστικών διαδικασιών και είναι αναγκαία για την εξυπηρέτηση των σκοπών του Ν. 4990/2022 ή για τη διασφάλιση των υπερασπιστικών δικαιωμάτων του αναφερομένου προσώπου. Τέτοια αποκάλυψη λαμβάνει χώρα μόνο αφού προηγηθεί έγγραφη ενημέρωση του αναφέροντος και του δοθεί το δικαίωμα να υποβάλει εγγράφως παρατηρήσεις προς την Εταιρεία.

Η λειτουργία των διαύλων καθώς και η παραλαβή, παρακολούθηση, διαχείριση και αρχειοθέτηση των αναφορών καθορίζονται περαιτέρω λεπτομερώς από τους ειδικούς όρους της «Πολιτικής Διαχείρισης Αναφορών και Απαγόρευσης Αντιποίνων Ομίλου ΟΤΕ» (‘OTE Group Whistleblowing & Non Retaliation Policy’), όπως κάθε φορά ισχύει.

Με την επιφύλαξη του νόμου, οι αναφέροντες δεν υπέχουν, μεταξύ άλλων, ευθύνη σε σχέση με (α) την απόκτηση πληροφοριών ή την πρόσβαση στις πληροφορίες που αναφέρονται, υπό την προϋπόθεση ότι η εν λόγω απόκτηση ή πρόσβαση δεν συνιστά αυτοτελώς ποινικό αδίκημα, και (β) τις αναφορές αυτές καθαυτές, εφόσον έχουν βάσιμους λόγους να πιστεύουν ότι η αναφορά ήταν αναγκαία για να αποκαλυφθεί παραβίαση. 

Απαγορεύονται οποιασδήποτε μορφής αντίποινα σε βάρος αναφερόντων προσώπων, συγγενών ή συναδέλφων τους, διαμεσολαβητών και επιχειρήσεων συμφερόντων τους ή επιχειρήσεων στις οποίες απασχολούνται, συμπεριλαμβανομένων των απειλών και ενεργειών αντεκδίκησης. Σε περίπτωση επιβολής αντιποίνων, τα εν λόγω πρόσωπα δικαιούνται πλήρους αποζημίωσης για τις ζημίες που υπέστησαν και μπορούν να ζητήσουν επαναφορά των πραγμάτων στην κατάσταση που βρίσκονταν πριν από την επιβολή των αντιποίνων, εφόσον αυτό είναι αντικειμενικά δυνατό και δεν καθίσταται δυσανάλογα επαχθές για την Εταιρεία. Η καταγγελία σύμβασης εργασίας που έχει τη μορφή αντιποίνων είναι σε κάθε περίπτωση άκυρη.

Κάθε αναφέρων έχει το δικαίωμα να υποβάλλει εξωτερική αναφορά στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας («ΕΑΔ») με τους εξής τρόπους: (α) ηλεκτρονικά με αποστολή e-mail στο kataggelies@aead.gr ή με τη συμπλήρωση ψηφιακής φόρμας στην ιστοσελίδα https://aead.gr/submit-complaint/, (β) μέσω ταχυδρομείου, αποστέλλοντας έγγραφη επιστολή στην εξής διεύθυνση: Εθνική Αρχή Διαφάνειας, Λ. Λένορμαν 195 και Αμφιαράου, 10442, Αθήνα, καθώς και (γ) αυτοπροσώπως στην παραπάνω έδρα της ΕΑΔ.

Κατόπιν αιτήματος, ο ΥΠΠΑ παρέχει με απόλυτη εμπιστευτικότητα σε δικαιούχους υποβολής αναφορών και αναφέροντες κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς καθώς και πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες μπορεί να υποβληθεί εξωτερική αναφορά στην ΕΑΔ και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Για οποιοδήποτε θέμα σχετικά με τη διαδικασία της υποβολής, παραλαβής, παρακολούθησης, διαχείρισης και ολοκλήρωσης/αρχειοθέτησης των αναφορών, την προστασία των αναφερόντων και αναφερόμενων προσώπων και, γενικότερα, τη λειτουργία των διαύλων καθώς και την υποβολή εξωτερικών αναφορών στην ΕΑΔ μπορείτε να απευθύνεστε στον ΥΠΠΑ της Εταιρείας, αποστέλλοντας σχετικό αίτημα στον ακόλουθο λογαριασμό ηλεκτρονικής αλληλογραφίας: tellme@c-ts.gr.

Β. Επεξεργασία Προσωπικών Δεδομένων κατά τη Λειτουργία των Εσωτερικών Διαύλων Αναφορών 

Κατά τη λειτουργία των διαύλων η Εταιρεία και η εκάστοτε συνδεδεμένη εταιρεία του Ομίλου ΟΤΕ ως από κοινού υπεύθυνοι επεξεργασίας ενδέχεται να επεξεργάζονται τα δεδομένα των εξής κατηγοριών υποκειμένων των δεδομένων, όπως ορίζονται στον Ν. 4990/2022: (α) αναφέροντα πρόσωπα, (β) αναφερόμενα πρόσωπα, (γ) διαμεσολαβητές, και (δ) τρίτα πρόσωπα που τυχόν κατονομάζονται σε αναφορές ή τα δεδομένα των οποίων τυχόν περιλαμβάνονται σε καταγεγραμμένες ενέργειες παρακολούθησης.

Τα δεδομένα, τα οποία τίθενται υπό επεξεργασία, είναι δεδομένα που περιλαμβάνονται σε αναφορές καθώς και δεδομένα που τυγχάνουν επεξεργασίας κατά την υποβολή, παρακολούθηση, διαχείριση και αρχειοθέτηση αναφορών, τις ενέργειες προστασίας των αναφερόντων προσώπων και, γενικότερα, τη λειτουργία των διαύλων και την εφαρμογή της «Πολιτικής Διαχείρισης Αναφορών και Απαγόρευσης Αντιποίνων Ομίλου ΟΤΕ» (‘OTE Group Whistleblowing & Non Retaliation Policy’) και τα οποία αφορούν ή σχετίζονται, μεταξύ άλλων,  με παραβιάσεις κανόνων δικαίου που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του Ν. 4990/2022. Πηγές των δεδομένων είναι τα αναφέροντα πρόσωπα, τα αναφερόμενα πρόσωπα, οι διαμεσολαβητές καθώς και τρίτα πρόσωπα από τα οποία συλλέγονται δεδομένα κατά την εκτέλεση ενεργειών παρακολούθησης.

Σκοποί της επεξεργασίας είναι οι ακόλουθοι: (α) η εκπλήρωση της υποχρέωσης καθιέρωσης και λειτουργίας των διαύλων, (β) η υποβολή, παρακολούθηση, διαχείριση και αρχειοθέτηση των αναφορών, (γ) η εκτέλεση ενεργειών παρακολούθησης και, γενικότερα, η λήψη των αναγκαίων μέτρων για την παρακολούθηση των υποβαλλόμενων αναφορών, (δ) η προστασία των αναφερόντων προσώπων, ιδίως έναντι αντιποίνων, (ε) η λήψη πειθαρχικών μέτρων ή και δικαστικών ενεργειών σε βάρος αναφερόμενων προσώπων που προβαίνουν σε παραβάσεις, (στ) η παροχή στοιχείων για τυχόν τελούμενα ποινικά αδικήματα στις αρμόδιες διωκτικές και δικαστικές αρχές, (ζ) η ασφάλεια και εμπιστευτικότητα της διαδικασίας παρακολούθησης αναφορών και των υπό επεξεργασία δεδομένων που σχετίζονται με αυτή, (η) η θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων της Εταιρείας ή τρίτων μερών, και (θ) η βελτίωση της οργάνωσης και διοίκησης της Εταιρείας. 

Νομική βάση της επεξεργασίας είναι αφενός η τήρηση των έννομων υποχρεώσεων του εκάστοτε υπόχρεου προσώπου / εταιρείας του Ομίλου ΟΤΕ, όπως προβλέπονται στον Ν. 4990/2022, καθώς και η επιδίωξη των έννομων συμφερόντων του Ομίλου ΟΤΕ για την καλή λειτουργία των εταιρειών αυτού και την πρόληψη, καταστολή, ποινική δίωξη και αποζημίωση για παραβιάσεις εντός αυτών (άρθρο 6 § 1 (γ) και (στ) ΓΚΠΔ) και, αφετέρου, η επεξεργασία για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων του εκάστοτε υπόχρεου προσώπου / εταιρείας του Ομίλου ΟΤΕ ή τρίτων μερών καθώς και για λόγους ουσιαστικού δημόσιου συμφέροντος με βάση τον Ν. 4990/2022 [άρθρο 9 § 2 (στ) και (ζ) ΓΚΠΔ]. 

Η Εταιρεία μας θα διατηρεί τα προσωπικά σας δεδομένα για περίοδο πέντε (5) ετών από την ολοκλήρωση της παρακολούθησης της αντίστοιχης αναφοράς ή τη λήψη μέτρων προστασίας των αναφερόντων προσώπων ή τη λήψη πειθαρχικών μέτρων ή και δικαστικών ενεργειών σε βάρος αναφερόμενων προσώπων ή τρίτων. Η Εταιρεία μας ενδέχεται να διατηρεί τα προσωπικά σας δεδομένα και μετά από την προαναφερόμενη περίοδο στις ακόλουθες περιοριστικά αναφερόμενες περιπτώσεις: (α) εφόσον αυτό είναι αναγκαίο και για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται για την εκπλήρωση των σκοπών της επεξεργασίας, ή (β) εφόσον υφίσταται έννομη υποχρέωσή μας από σχετική διάταξη νόμου, ή (γ) για την προάσπιση των δικαιωμάτων και των έννομων συμφερόντων μας ενώπιον παντός αρμόδιου Δικαστηρίου και κάθε άλλης δημόσιας αρχής στο πλαίσιο του προβλεπόμενου χρόνου παραγραφής. 

Στα προσωπικά δεδομένα έχουν πρόσβαση οι εξής κατηγορίες εκτελούντων επεξεργασία για λογαριασμό των από κοινού υπεύθυνων επεξεργασίας: (α) πάροχοι υπηρεσιών πληροφορικής στο πλαίσιο της υποστήριξης και φιλοξενίας των πληροφοριακών συστημάτων της Εταιρείας, (β) πάροχοι επαγγελματικών συμβουλών στο πλαίσιο υποστήριξης των ενεργειών παρακολούθησης των αναφορών και (γ) ελεγκτές στο πλαίσιο διεξαγωγής ελέγχων για την εκπλήρωση των έννομων υποχρεώσεων της Εταιρείας. Η Εταιρεία δύναται να διαβιβάζει προσωπικά δεδομένα σε δικηγόρους και δικηγορικές εταιρείες για την παροχή νομικών υπηρεσιών με σκοπό την θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων της Εταιρείας. Τέλος, ενδέχεται να λάβουν χώρα διαβιβάσεις σχετικών πληροφοριών στις αρμόδιες εποπτικές, διωκτικές και δικαστικές αρχές στο πλαίσιο της εκτέλεσης έννομων υποχρεώσεων της Εταιρείας ή της άσκησης ή υποστήριξης έννομων αξιώσεών της. 

Τα προσωπικά σας δεδομένα αποθηκεύονται αποκλειστικά και μόνο στις εγκαταστάσεις της Εταιρείας, όπου προστατεύονται με κατάλληλα μέτρα ασφάλειας. Δεν θα διαβιβάσουμε τα δεδομένα σας σε τρίτες χώρες εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ).  

Με την επιφύλαξη του νόμου, εργαζόμενοι ή τρίτα μέρη που αναφέρουν περιστατικά παραβατικής συμπεριφοράς καθώς και εργαζόμενοι ή τρίτα μέρη που τυχόν περιλαμβάνονται στις ανωτέρω αναφορές μπορούν να ασκήσουν, κατά περίπτωση, τα δικαιώματα που προβλέπονται στα άρθρα 15-22 του ΓΚΠΔ για την πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμό της επεξεργασίας, φορητότητα ή εναντίωση στην επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων ή αντίρρηση στην αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ, αποστέλλοντας σχετικό αίτημα στον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: privacy@ote.gr

Η Εταιρεία δύναται να απορρίψει αιτιολογημένα τα σχετικά αιτήματα των εμπλεκόμενων μερών, για το χρονικό διάστημα που θα κριθεί ως κρίσιμο για την αποφυγή παρεμπόδισης των ερευνών ή για την υλοποίηση των ενεργειών προς την ολοκλήρωση της διαδικασίας ή της προστασίας των αναφερόντων προσώπων.

Εναλλακτικά, σε περίπτωση που θεωρείτε ότι δεν ικανοποιήσαμε επαρκώς το αίτημά σας και θίγεται κατά οποιονδήποτε τρόπο η προστασία των προσωπικών σας δεδομένων, μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Λ. Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα, τηλέφωνο: 210 6475600, https://www.dpa.gr/el/syndesi/prosvasi). Αναλυτικές οδηγίες υποβολής καταγγελίας παρέχονται στην ιστοσελίδα της Αρχής.